Miljöhandboken - Övergripande styrning

Nödlägesberedskap - avvikelser - förebyggande miljöarbete

Nödlägesberedskap

Verksamheten ska upprätta och underhålla rutiner för att identifiera olycksrisker och för att kunna reagera i händelse av olyckor och nödsituationer samt förhindra den miljöpåverkan som sådana kan tänkas orsaka.

Där det är nödvändigt ska verksamheten gå igenom och revidera sin beredskap för olyckor och nödsituationer, särskilt när något har inträffat och där det är praktiskt möjligt ska verksamheten genomföra regelbundna övningar.

Avvikelser - Förbättringar

När något håller på att inträffa eller inträffar som påverkar miljön negativt ska verksamheten agera för att mildra miljöpåverkan samt förhindra att det upprepas, se rutin för avvikelser. Avvikelser och tillbud ska rapporteras i DF Respons. Om du behöver hjälp så se lathund

Några exempel på avvikelser som ska rapporteras:

• Utsläpp av kemikalier samt brand
• Källsortering fungerar inte
• Brister i efterlevnad av miljölagstiftning
• Rutiner följs inte
• Miljömål uppnås ej

Om avvikelsen gäller annan förvaltning/enhet så skicka rapporten till den ansvariga chefen.

Förebyggande miljöarbete

Det förebyggande arbetet innebär att verksamheten identifierar och bedömer risker som kan uppstå och som påverkar miljön negativt ex vis brand och utsläpp av kemikalier. Som stöd i arbetet för att identifiera risker kan följande dokument användas: instruktion för risk- och sårbarhetsanalys, blankett för riskanalys, blankett för åtgärdsförslag.

Kommuninvånare kan kontakta kommunen om risker upptäcks i omgivningen.

För att minska risken för brand och brandtillbud ska verksamheten löpande genomföra systematiskt brandskyddsarbete enligt Lagen om skydd mot olyckor - se kommunens säkerhetsarbete.

Kommunfullmäktige beslutar om Inriktningsmål för ledning av Östersunds kommun vid extraordinära händelser eller höjd beredskap samt Lednings- och kommunikations­plan för Östersunds kommun vid extraordinär händelse eller höjd beredskap.

Genom detta beslut lades fast att alla nämnder, förvaltningar, bolag och förbund inom Östersunds kommuns ansvarsområde ska göra risk- och sårbarhetsanalyser inom respektive ansvarsområde samt ta fram de planer de behöver för respektive verksamhet.

Vid larm om olycka med risk för miljö och hälsa kontakter SOS Alarm ansvariga på samhällsbyggnad och teknisk förvaltning men även andra berörda enligt en särskild upprättad larmlista.

Säkerhetspolicy - med koppling till miljöarbetet (utdrag)

Kommunstyrelsen beslutade 2004-09-21 § 226 om en säkerhetspolicy för Östersunds kommun. Där står att;

• arbetet med säkerhetsfrågor ska bedrivas systematiskt och omfattar alla verksamheter
• lagar och externa krav ska följas avs kommunens säkerhets- och skadeförebyggande arbete
• kommunen ska vara förberedd på att hantera kriser oavsett omfattning på alla nivåer i organisationen
• effekterna av oönskade händelser ska i första hand förhindras och i andra hand begränsas
• kommunen ska driva och delta i arbeten som kan påverka attityder och beteenden som bidrar till ökad säkerhet och trygghet bland kommunens invånare.

Se Säkerhetspolicyn i sin helhet.

Ansvar

Ansvar för nödlägesberedskap och det förebyggande arbetet ligger på respektive enhetschef exempelvis systematiskt brandskyddsarbete som en del i arbetsmiljöarbetet. Exempel på att förebygga avvikelser är att en ny rutin upprättas eller en befintlig rutin justeras och/eller att utbildning genomförs.

Enhetscheferna ansvarar för att avvikelser dokumenteras och skickas till närmaste chef och till lokal processansvarig (LPA). Chefer ansvarar för att korrigerande och förebyggande åtgärder genomförs.

Räddningstjänstförbundet är en egen juridisk person som har ansvar för räddningstjänsten i ett antal kommuner. Kommunen har en övergripande organisation för samordning av det förebyggande arbetet - se Säkerhetsforum.

Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för inriktningen på det förebyggande arbetet i hela den kommunala verksamheten, som bland annat innebär att fastställa miljöpolicy och säkerhetspolicy.

Vision, miljömål och handlingsplaner

Politisk vision

"Ett demokratiskt, socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Östersund är den gemensamma, grundläggande visionen för Östersunds utveckling och utgångspunkten för det långsiktiga politiska arbetet".

Det övergripande miljöarbetet utgår ifrån kommunfullmäktiges vision och långsiktiga mål om ett ekologiskt hållbart Östersund samt fastställd miljöpolicy. Varje år analyseras aktuella miljöaspekter och utifrån dessa resultat görs en bedömning vilka som ska prioriteras och utgöra underlag för de långsiktiga målen, alltså där kommunen måste förbättra sina värden.

Utifrån kommunfullmäktiges långsiktiga, kommunövergripande mål formulerar nämnderna mål i årsbudget som följs upp per april, augusti och i miljöredovisningen. Förvaltningarna utarbetar aktiviteter som styr mot målen.

Prioriterade miljöaspekter 2025

• Utsläpp av växthusgaser
  
• Energianvändning
  
• Luftföroreningar i staden
  
• Hållbart samhällsbyggande
  
• Exponering för miljö- och hälsostörande ämnen
• Skogen som resurs för rekreation och friluftsliv

Kommunövergripande mål och uppdrag

Kommunfullmäktiges kommunövergripande mål styr den kommunala verksamheten och strävar mot att skapa en gemensam riktning och förändring i hela den kommunala verksamheten.

Varje kommunövergripande mål förstärks med en politisk text och uppdrag, som kan vara för alla eller nämnd- och styrelsespecifika. För att följa kommunens utveckling mot målbilden kopplas kommunövergripande nyckeltal till varje kommunövergripande mål. I vissa fall är dessa målsatta och benämns då som indikatorer.

MÅL: Östersunds kommuns verksamheter och bolag bedrivs socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbart.

Exempel på uppdrag inom miljömässig hållbarhet:

• Säkerställ implementering och organisering av de tre hållbarhetsdimensionerna. KS
• Utveckla och implementera en modell för hållbart byggande KS, TN
• Skapa bättre förutsättningar för medborgare att ta hållbara beslut i din konsumtion av energi, material och vatten. KS, MSN (TN, BUN)
• Utred förutsättningarna för att anlägga solcellspark på Gräfsåsens täckta deponi. TN

Arbetet med miljömålen styrs utifrån kommunens antagna styrmodell.

Nämndernas handlingsplaner med aktiviteter

Förvaltningarna har integrerat handlingsplanernas aktiviteter i Stratsys, kommunens verksamhetsstyrningssystem.

Miljöpolicy

Kommunfullmäktige i Östersunds kommun har fastställt en miljöpolicy som anger den inriktning som kommunens miljöarbete ska ha. Miljöpolicyn granskas vid ledningens genomgång och uppdateras vid behov. När kommun­fullmäktige reviderar policyn gäller dessa ändringar omgående.

Östersund tänker, genomför och kommunicerar smarta miljölösningar på kort och lång sikt.

Det innebär att:

• Användningen av energi och material skall vara effektiv i relation till nyttan.
• Fossilfria lösningar skall systematiskt genomförs.
• Kommunens verksamhet bygger på ett krets­loppstänkande och bidrar till en ökad miljö­medvetenhet hos kommunens invånare.
• Nyttjande av mark och vatten är en långsiktig hushållning som ger en rik variation av naturtyper, biotoper och arter.
• Kommunen skall i all sin verksamhet sträva efter att minimera sin negativa inverkan på människors hälsa och på omgivningen.
• Kommunen ska i all sin verksamhet arbeta systematiskt för att minimera användningen och spridningen av kemikalier som påverkar människor, omgivning och miljö negativt.
• Kommunen arbetar med att ständigt förbättra och utveckla sitt miljöarbete inom alla områden, för att uppnå bättre miljöprestanda och förebygga föroreningar.
• Kommunen informerar leverantörer och entreprenörer om kommunens miljöarbete.
• Kommunen motsätter sig all prospektering, provbrytning och brytning av alun­skiffer och liknande bergarter i kommunen. Kommunen motsätter sig även all brytning eller utvinning av mineral eller bergarter som innebär att miljöpåverkande rest- eller biprodukter som innehåller uranhaltigt material uppkommer.
• Kommunen skall i all verksamhet uppfylla bindande krav inom miljöområdet.
• Kommunens miljöpolicy skall öppet kommuniceras med alla anställda och i tillämpliga delar med personer som arbetar för eller på uppdrag av kommunen samt övriga intresserade.

Senaste beslut kring miljöpolicy, se protokoll KS 00035-2020. Under 2024-2025 pågår ett arbete med revidering av miljöpolicyn.

Utbildning, information, kommunikation och miljöorganisation

Kommunen måste i sitt miljöarbete utbilda, informera och kommunicera miljöarbetet med medarbetarna. Se rutin för kompetens . Detta sker bl.a. genom introduktion av nyanställda och medarbetarsamtal. Instruktioner hittar du i chefshandboken . Vi utbildar miljöombuden, medarbetare, internrevisorer och ledningsgrupper löpande under året.

Kommunikationshandboken och Riktlinje för kommunikation är dokument som övergripande styr hur vi ska arbeta med intern och extern information och kommunikation. För miljökommunikation finns en årlig övergripande kommunikationsplan och ett årshjul med i huvudsak årligt återkommande kommunikationsinsatser.

Medborgare kan lämna synpunkter och förslag på förbättringar av verksamheten, inom alla områden, till kommunen sk. medborgarförslag . Hur dessa hanteras beskrivs på kommunens webb. Kommunen har också rutiner för att fånga upp klagomål och beröm från medborgare.

Kommunen har en särskild organisation för det interna miljöarbetet - Kommunens miljöorganisation.

Uppföljning

• Miljörevision
• Budgetuppföljning (april, augusti och december)
• Uppföljning av förvaltningarnas miljöhandlingsplaner
• Miljöredovisning
• Ledningens genomgång

Miljörevision

Syftet med revision är att utvärdera miljöledningssystemets effektivitet och identifiera förbättringsbehov. Respektive förvaltningsledning beslutar årligen om vilka revisioner som ska genomföras följande år. Detta sammanställs i ett kommungemensamt revisionsprogram som ska genomföras utifrån den beslutade rutinen för internrevision - Canea. Rutinen är just nu under revision och ändringar som införts är bland annat att riskbaserat revisionsprogram tas fram på årsbasis av förvaltningarna.

Revisioner kan utföras av egen personal eller av externa konsulter. Detta innebär att revisorerna, genom intervjuer och besök, undersöker om verksamheten följer rutiner, lagkrav och beslut samt identifierar förbättringsbehov. Vill du veta mer om vad som händer på din förvaltning kontakta din representant i Miljöforum. Eftersom Östersunds kommun har en ISO certifiering sedan 2007 kontrolleras kommunen årligen av ett ackrediterat revisionsföretag.

Budgetuppföljning

Alla mål (verksamhet, personal och miljö) följs upp tre gånger per år, den 30 april och 30 augusti i budgetuppföljningen och den 31 december i årsredovisningen. Uppföljningen redovisas till nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Resultatet ingår som en del i analysen av miljötillståndet till Ledningens genomgång.

Miljöhandlingsplaner

Alla förvaltningar upprättar årligen aktiviteter som ska bidra till att miljömålen nås. Dessa aktiviteter förs in i Stratsys, kommunens webbaserade verksamhetsstyrningssystem. Dessa följs upp vid budgetuppföljningen och redovisas vid Ledningens genomgång i slutet av året.

Miljöredovisning

Varje år upprättas en miljöredovisning som beskriver miljötillståndet i kommunen samt hur vi har uppfyllt våra miljömål.

Ledningens genomgång

Ledningens genomgång innebär att kommunledningsgruppen, KLG (kommundirektör, förvaltningschefer och HR-chef) utvärderar miljöarbetet under det gångna året och lägger förslag på eventuell revidering av miljöpolicy och långsiktiga mål för miljö. Kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige beslutar.

Ledningens genomgång genomförs vid några tillfällen under året. Agenda och protokoll från ledningens genomgång i KLG finns systematiskt förvarad i Stratsys och/eller i Teams under grupp "Miljöforum". Alla förvaltningsledningar följer också upp sitt miljöarbete årligen och genomför Ledningens genomgång.

Vill du veta mer?

Här finns fördjupad information om miljöarbetet för den som vill veta lite mer.

Miljöutredning

Varje mandatperiod görs en genomgång av kommunens miljöspekter för att utreda om nya miljöaspekter tillkommit och inom vilka områden kommunen måste intensifiera miljöarbetet. Senaste miljöutredning gjordes 2010.

Miljöaspekter och mål

Utifrån miljöutredningen finns ett register över de aktuella miljöaspekterna. Årligen, inför Ledningens genomgång, genomförs en analys utifrån kommunens miljöprestanda och ett förslag till prioritering av miljöaspekter inför kommande budgetår genomförs. Kommunledningsgruppen (KLG) lämnar förslag till prioriterade miljöaspekter och miljöpolicy till kommunfullmäktige som beslutar. För mer information se upprättad rutin.

Ett antal av kommunens identifierade betydande miljöaspekter prioriteras och för dessa upprättas mål och aktiviteter. Exempel på drivkrafter vid prioritering av betydande miljöaspekter är:

• Miljöpolicy
• Lagar och myndighetskrav
• Kostnader
• Nationella och regionala miljömål
• Krav från anställda och kommuninvånare
• Krav från andra intressenter
• Opinionsbildning

En intressentkravanalys har tagits fram.

Styrande dokument

Kommunen har antagit en styrmodell som säkerställer att kommunen arbetar med ständiga förbättringar. Kommunfullmäktige beslutar om de dokument som styr alla verksamheter i kommunen inklusive miljöarbetet. De övergripande dokument som är styrande är planer, strategier och policies.

Andra dokument är årsbudget och utifrån målen i budget utarbetar respektive verksamhet handlingsplaner. Miljöledningssystemet är en del av kommunens styrmodell och styrdokument och rutiner finns framtagna på tre nivåer; kommungemensam, förvaltningsgemensam och enhetsspecifik.

De kommungemensamma gällande dokumenten återfinns i Miljöhandboken och de dokument som endast berör en förvaltning/enhet återfinns på respektive förvaltning/enhet. Detta gäller också andra relaterade styrdokument som inte är övergripande men som styr vårt miljöarbete.

Dokumenthanteringsplaner upprättas av respektive förvaltning och styr vilka och hur dokumenten ska sparas samt hur länge. När det behöver upprättas ett styrande dokument ska mallarna i Canea användas. Det är viktigt att det framgår vem som är författare av dokumentet och om det är reviderat och när (detta sköts automatiskt i Canea). Viss ytterligare vägledning finns i rutin för dokumenterad information. Denna rutin är dock under revidering så har du funderingar kring hur du ska hantera just ditt nya dokument, hör av dig till förvaltningens LPA eller till CPA.

Redovisande dokument

Varje år upprättas dokument som redovisar hur verksamheten inklusive miljöarbetet har bedrivits - kommunens årsredovisning innehåller en sammanfattning av miljöredovisningen.

Dessa dokument skickas ut till kommunens enheter, myndigheter och företag och finns på kommunens externa webb och interna personalsidor. Dokumenthanteringsplaner upprättas av respektive förvaltning.

När du behöver upprätta ett redovisande dokument görs detta företrädelsevis i dokumenthanteringssystemet Canea, men kan också upprättas och sparas i Ciceron beroende på vilket dokument det rör sig om.

Övervakning och mätning

För de verksamheter och aktiviteter som kan ha en betydande miljöpåverkan ska det finnas rutiner för övervakning och mätning.

Övervakning och mätning görs för att ta fram statistik till myndigheter eller organisationer, verifiera att processer och utrustning fungerar som de ska, följa upp miljöarbetet mot mål eller nyckeltal, underlag till årsredovisning, se trender och utveckling, kontrollera betydande miljöaspekter som det inte är mål för samt utvärdera om lagar och krav efterföljs.

För att verifiera att befintlig mätutrustning visar korrekt så ska rutin för

• mätutrustning (blankett för mätutrustning) följas.